辦公環(huán)境中安裝復(fù)印機的位置，應(yīng)注意防高溫、防陽光直射，要保證通風(fēng)換氣環(huán)境良好，平時盡量減少搬動，如要移動的話一定要水平移動，移動過程中不可傾斜。為保證操作，至少應(yīng)在機器左右各留出90厘米，背面留出13厘米的空間(如機器接有分頁器，大約需要23厘米的距離。) 

每天早晨上班后，需要打開復(fù)印機預(yù)熱一下，時間大概在半小時左右，目的是為了使復(fù)印機內(nèi)保持干燥。平常要保持復(fù)印機玻璃稿臺清潔、無劃痕、不能有涂改液、手指印之類的斑點，不然的話會影響復(fù)印效果。如有斑點，使用軟質(zhì)的玻璃清潔物清潔玻璃。如果需要復(fù)印書籍等需要裝訂的文件，請選用具有“分離掃描”(split scan feature)性能的復(fù)印機。這樣就可以消除由于裝訂不平整而產(chǎn)生的復(fù)印陰影。當復(fù)印機面版顯示紅燈加粉信號時用戶就應(yīng)及時對復(fù)印機進行加碳粉，如果加粉不及時可造成復(fù)印機故障或產(chǎn)生加粉撞擊噪音。加碳粉時，應(yīng)搖松碳粉并按照說明書進行操作。切不可使用代用粉(假粉)，否則會造成飛粉、底灰大、縮短載體使用壽命等故障，而且由于它產(chǎn)生的廢粉率高，實際的復(fù)印量還不到真粉的2/3。

當需要添加復(fù)印紙前先要檢查一下紙張是否干爽、結(jié)凈，然后前后理順復(fù)印紙疊順整齊再放到紙張大小規(guī)格一致的紙盤里。紙盤內(nèi)的紙不能超過復(fù)印機所允許放置的厚度，請查閱手冊來確定厚度范圍。

 工作下班時要關(guān)閉復(fù)印機電源開關(guān)，切斷電源。不可未關(guān)閉機器開關(guān)就去拉插電源插頭，這樣會容易造成機器故障。

如果出現(xiàn)以下四種情況，請立即關(guān)掉電源，并請維修人員。

A、機器里發(fā)出異響;

B、機器外殼變得過熱;

C、機器部分被損傷;

D、機器被雨淋或機器內(nèi)部進水。